Welkom bij een nieuwe Bouwen aan Brieven Nieuwsbrief! In deze nieuwsbrief worden de laatste ontwikkelingen besproken van het e-Participatie project Bouwen aan Brieven. Bouwen aan Brieven is dé methode om via internet snel en gemakkelijk burgers en specialisten te betrekken bij het verbeteren van standaard brieven en formulieren. Overheden en uitvoeringsorganisaties versturen jaarlijks velen standaard brieven die door burgers en klanten vaak worden ervaren als onduidelijk en onbegrijpelijk. Al meer dan 25 organisaties implementeerden Bouwen aan Brieven, wat resulteerde in meer begrijpelijke taal en meer vertrouwen van de burger en/of klant. In deze nieuwsbrief:

• Bouwen aan Brieven in cijfers.
• Europees ‘best practice certificaat’.
• Landelijke Schrijfwedstrijd voor Ambtenaren.
• Twitter e-Participatie module.

Bouwen aan Brieven in cijfers

Momenteel wordt Bouwen aan Brieven in meer dan 25 organisaties gebruikt om samen met burgers en specialisten brieven en formulieren te verbeteren. In totaal werden er al meer dan 100 brieven verbeterd door middel van Bouwen aan Brieven. Burgers en specialisten kunnen met de technologie van Bouwen aan Brieven gemakkelijk feedback geven op brieven die online beschikbaar worden gesteld door een organisatie. Feedback is zowel tekstueel (spelling, grammatica, jargon), procesmatig (kan een procedure sneller of beter?) als reflecterend (wat vindt men van een project?). Organisaties kregen door middel van Bouwen aan Brieven meer dan 6500 beoordelingscijfers en meer dan 900 inhoudelijke reacties.

Europees ‘best practice’ certificaat

Naast de publieke innovatie-prijs in 2009 won Bouwen aan Brieven recent ook een ‘best practice’ certificaat op het ‘European Public Sector Award’ congres in Maastricht. In de categorie ‘opening up the public sector through collaborative Governance’ werd Bouwen aan Brieven beoordeeld als een hoogstaande innovatie in Europa. Bouwen aan Brieven is internationaal gezien een unieke methode om samen met burgers standaard brieven te verbeteren. Voor Bouwen aan Brieven opent dit deuren om ook in het buitenland de methode toe te passen.

Landelijke Schrijfwedstrijd voor Ambtenaren.

Op 24 november was het Bouwen aan Brieven team aanwezig op de finale van de ‘Landelijke Schrijfwedstrijd voor Ambtenaren’ in Breda. Op dit evenement werd Bouwen aan Brieven door ambtenaren, taalkundigen en communicatieprofessionals erkend als bewezen methode om standaard brieven te verbeteren. De gemeente Breda had Bouwen aan Brieven bijvoorbeeld gebruikt om brieven over de WOZ waardebepaling te verbeteren. Dit ten gevolge van positieve waardering van haar burgers. Uit
onderzoek van de Vereniging Eigen Huis bleek namelijk dat de afhandeling van WOZ bezwaarschriften in vele gemeenten slecht was, met Breda als gunstige uitzondering.

Twitter e-Participatie module

Wikiwise, het bedrijf achter Bouwen aan Brieven is momenteel bezig met de ontwikkeling van een Twitter-module waarmee lokale overheden burgerparticipatie kunnen faciliteren. In de gemeente Lisse is reeds een eerste pilot gedaan: zie nieuwsbericht. In deze gemeente werd de technologie ingezet om via de gemeente-website een wekelijks ‘Twitter-spreekuur’ te organiseren, waarin burgers vragen konden stellen aan de burgermeester en wethouders. Met nieuwe functionaliteiten op de planning kunnen burgers de Twitter-module in de nabije toekomst tevens gebruiken voor meldingen openbare ruimte.

Wilt u deelnemen?

Wilt u ook deelnemen aan Bouwen aan Brieven of wilt u meer informatie over de Twitter-module, mail dan naar paul@wikiwise.nl. Verder kunt u de laatste ontwikkelingen rondom Bouwen aan Brieven nu ook via Twitter volgen: @Babrieven

Welkom bij de vierde nieuwsbrief van Bouwen aan Brieven! In deze nieuwsbrief wordt meer verteld over de toekomst van Bouwen aan Brieven, de ontwikkelingen en de voortgang bij de verschillende deelnemers.

Enkele feiten

Bouwen aan Brieven; een e-participatieproject wat begrijpelijke taal levert, meer vertrouwen van de burger, een luisterend oor en een 7 voor dienstverlening! In totaal hebben 18 organisaties Bouwen aan Brieven geïmplementeerd of zijn druk bezig met de implementatie. En nog meer overwegen om te gaan implementeren!

• Samen zijn er al meer dan 70 brieven verbeterd (met nog zeker 30 onderweg).
• In totaal zijn er meer dan 1600 unieke bezoekers, 4500 pageviews, 500 suggesties en 2500 waarderingen (deze cijfers zijn exclusief de pilot gemeentes).
• Niet alleen de lokale overheid gebruikt Bouwen aan Brieven, ook twee landelijke instellingen zijn gestart met Bouwen aan Brieven. De Dienst Uitvoering Onderwijs en de Sociale Verzekeringsbank. Waar het bij lokale overheden gaat om 1000 à 5000 keer per jaar verzenden van standaardbrieven, stijgt dit aantal bij landelijke instellingen wel naar 1.000.000 keer.

Betaalde dienst

Zoals in de vorige nieuwsbrief is aangegeven wordt Bouwen aan Brieven per 1 mei een betaalde dienst, omdat dan de financiering vanuit het ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties eindigt. Hier zal kort worden weergegeven welke keuzes u na 1 mei heeft.

BAB Professional
Bouwen aan Brieven Pro is de betaalde dienst van Bouwen aan Brieven. Bestaande gebruikers kunnen voor €1500 per jaar gebruik maken van de betaalde versie, waarbij sprake is van upgrades, fixes en support. Nieuwe gebruikers dienen daarnaast ook een setup fee betaling te doen van € 2.500,- Hiervoor krijgen zij: onsite introductie & training (2 afspraken), 2 rapportages & aanpassing opmaak aan huisstijl. Kortom alles voor een vliegende start!

BAB Open Source
Er wordt via de website Bouwen aan Brieven open-source de broncode aangeboden, zodat men verder kan of kan beginnen met Bouwen aan Brieven zonder kosten. Deze installatie vergt wel een specialistische Linux kennis en u heeft een Linux server nodig die via het internet te bereiken is. Op basis van de technische handleiding kunnen specialisten een eigen Bouwen aan Brieven systeem instellen en gebruiken. Bij deze versie moet worden aangetekend dat er geen sprake is van upgrades, fixes of support.

Neem direct contact op met Lex Slaghuis om het vervolg aan te vragen voor Bouwen aan Brieven of meldt u aan als nieuwe deelnemer! Dit kan via het contactformulier op de website of bel Lex Slaghuis op +31 (0) 20 716 39 63.

Ervaringen deelnemers

De projectorganisatie van Bouwen aan Brieven heeft geïnventariseerd hoe de verschillende deelnemers Bouwen aan Brieven ervaren. Inmiddels zijn er al meer 18 organisaties die Bouwen aan Brieven gebruiken, hieronder vindt u enkele reacties.

Gemeente Apeldoorn

Anita Berenschot van de gemeente Apeldoorn : “Bouwen aan Brieven is een heerlijk, makkelijk en succesvol project om te implementeren. Wij hebben Bouwen aan Brieven gekoppeld aan het werven van een nieuw online burgerpanel. De reacties waren zowel intern als extern zeer enthousiast. Bij onze juristen zagen we de grootste verandering, zij gaan nu zelfs bezig om al hun brieven te verbeteren.”

Gemeente Lisse

De gemeente Lisse is één van de pilot gemeentes die met Bouwen aan Brieven begon en heeft inmiddels op verschillende manieren vervolg gegeven aan de Bouwen aan Brieven gedachte. Annelie Jonquière : “ Bouwen aan Brieven is een succes! Op 4 april beginnen we met ons tweede externe Bouwen aan Brieven project, met brieven die gericht zijn op ondernemers. Daarnaast starten we ook Bouwen aan Brieven intern, we gaan samen met de medewerkers P&O brieven verbeteren. Dit sluit heel mooi aan bij een cursus schrijven die de organisatie net heeft gevolgd. Als laatste zijn we samen bezig met Wikiwise om Twitter te integreren op onze website en hierop ook burgers te laten reageren die geen twitter account hebben.

Dienst Uitvoering Onderwijs

Anne- Jan Buseman: “ DUO heeft een werkgroep die brieven verbeterd. Deze werkgroep is op dit moment erg low key Bouwen aan Brieven aan het uitproberen. Per keer één brief. De eerste brief had toch zo’n twintig reacties. We kijken nu hoe de respons op de tweede brief is. Afhankelijk van de resultaten gaan we het project verder uitbreiden”.

Gemeente Capelle a/d IJssel

Mariska van der Zwet: “Ik begeleid het project Bouwen aan Brieven samen met een stagiaire. Bij het inventariseren van de brieven, kregen we al een hoop enthousiasme terug van alle interne medewerkers. Dit was een goed begin. Op verschillende manieren hebben we burgers geworven o.a. met flyers, nieuwsartikelen en posters. We hebben goede reacties gekregen en we zijn de brieven nu aan het herschrijven. We zijn benieuwd naar de nieuwe reacties! ”

Sociale Verzekeringsbank

De heer Boss is informatiemanager bij de SVB en is bezig met de voorbereidingen voor Bouwen aan Brieven: “ We starten met Bouwen aan Brieven na de zomer en zijn nu druk met het inventariseren van geschikte brieven. Bouwen aan Brieven wordt bij ons een aanvulling op de vele klantonderzoeken die we al doen. Onze klantonderzoeken laten ontevredenheid zien over correspondentie, terwijl taalbureaus onze brieven als vrij goed beoordelen. We zijn benieuwd welke suggesties door burgers worden gegeven om onze brieven nog beter te maken”.

Gemeente Vaals

Hilda Keulders : “De gemeente Vaals is drie weken geleden online gegaan. De reacties moeten op nog gang komen en intern moet Bouwen aan Brieven nog bekendheid genereren, maar het gaat goed. Over enkele weken gaan we zelf vijf nieuwe brieven plaatsen, van verschillende afdelingen”.

Gemeente Utrecht

Nick Hendricksen, afstudeerder van de hogeschool Arnhem/ Nijmegen en procesbegeleider van Bouwen aan Brieven bij de gemeente Utrecht: “ Ik combineer Bouwen aan Brieven met mijn afstudeerstage. Bouwen aan Brieven is een constructieve manier om brieven te verbeteren. De medewerkers bij de gemeente Utrecht zijn enthousiast en zijn al druk bezig de brieven te herschrijven. Veel suggesties worden over genomen. Onze tip is wel om meteen te beginnen met actieve werving van burgers en niet gaandeweg het proces”.

Meer ervaringen

Ook de gemeente Vlist, de gemeente Eindhoven , de gemeente Groningen en de gemeente Breda hebben Bouwen aan brieven (voor de tweede keer) gestart of zijn bezig met de voorbereidingen. Wilt u hun verhalen lezen en de links naar de verschillende bouwen aan brieven sites, ga dan naar http://www.bouwenaanbrieven.nl/over-bouwen-aan-brieven/deelnemers/

Welkom, bij de derde nieuwsbrief van Bouwen aan Brieven!
Zo eind januari, een nieuwe selectie van interessante ontwikkelingen rondom het project Bouwen aan Brieven. Een e-participatieproject wat begrijpelijke taal levert, meer vertrouwen van de burger, een luisterend oor en een 7 voor dienstverlening. Voor meer informatie over de precieze inhoud van het project en alle mogelijkheden, verwijzen wij u door naar de website of de informatiebrochure.

Webtrainingen

Lex Slaghuis heeft de afgelopen periode meermaals een webtraining gegeven. Bij een webtraining wordt het Bouwen aan Brieven platform gedemonstreerd en een voorbeeld uitgewerkt. De trainingen zijn druk bezocht, onder andere DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs), de gemeente Utrecht, de gemeente Apeldoorn en de gemeente Heemskerk hebben de training gevolgd en zijn klaar om te beginnen of zijn reeds begonnen. De volgende webtraining waar u zich voor kunt aanmelden vindt plaats op 14 februari.

Wist u verder dat?

• De gemeente Apeldoorn inmiddels gestart is met Bouwen aan Brieven.
• De gemeente Groningen druk is met de voorbereidingen.
• De gemeente Utrecht via de hogeschool van Arnhem en Nijmegen een stagiaire heeft geregeld die het Bouwen aan Brieven project gaat leiden.
• De HAN heeft hiervoor een oproep gedaan in onze eerste nieuwsbrief van 16 juni 2010.
• De gemeente Breda een tweede ronde Bouwen aan Brieven start
• De gemeente Lisse ook hun P&O brieven intern gaan verbeteren.
• De Sociale Verzekeringsbank (SVB), de gemeente Bladel en de gemeente Rijswijk ook interesse hebben in Bouwen aan Brieven.

Ervaringen gemeente Ede

De stagiaire Liesbeth van de gemeente Ede kijkt erg tevreden terug op haar stage bij de gemeente Ede, waar het project Bouwen aan Brieven deel van uit maakte. “ Het project kwam traag op gang, maar toen we eenmaal op stoom waren, stroomde de reacties binnen. Elke burger was positief kritisch en zeer betrokken. Onze brieven zijn gemiddeld verbeterd in waardering van een 6.5 naar een 8.2” . Wilt u de evaluatie lezen die Liesbeth heeft geschreven en zij ook de leerpunten heeft benoemd? Volgende week heeft zij haar evaluatie voltooid en deze wordt dan ook op de website bouwenaanbrieven.nl geplaatst.

Twittermodule

Het Bouwen aan Brieven platform is ook in ontwikkeling. Op basis van dezelfde technologie wordt een Twittermodule ontwikkeld. Wederom een slimmer manier om met burgers samen te werken. De gemeente Lisse, één van de Bouwen aan Brieven pioniers, gaat als eerste met deze interactieve Twitter tool experimenteren.

Tarieven & contact

Per 1 mei wordt het Bouwen aan Brieven platform een betaalde dienst, omdat dan de financiering vanuit het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties eindigt. Wilt u weten wat de tarieven zijn als u project niet voor 1 mei is afgerond of u na 1 mei pas wil starten neem dan contact op met Lex Slaghuis. Dit kan via het contactformulier op de website of bel op +31 (0) 20 716 39 63. U kunt zich bij Lex ook aanmelden voor het Bouwen aan Brieven platform, de webtraining en meer informatie verkrijgen over de nieuwe Twittermodule.